【コロナ対策・生産性向上に繋がる】士業事務所におけるWeb面談ツールの活用術

新型コロナウイルスの感染が都市部で急速に拡大している事態を受けて、
まず東京など7都府県から始まり、ついには全国を対象として法律に基づく「緊急事態宣言」が政府より発令されました。

士業事務所でも「新規のお客様との面談ができなくなるのでは?」等一部懸念されていますが、
今回はこのような情勢の中でも士業事務所がお客様との面談に使えるWeb面談ツールの活用術について
実際の事例を踏まえてご紹介します。

1.Web面談のメリット

最大のメリットは事務所側とお客様共にどこにいても面談ができることです。
新規のお客様の場合、事務所に行くことなく自宅からでも面談ができるため面談へのハードルも下がります。
昨今の情勢においては何より新型コロナウイルスの感染リスクを下げることができるため、
お客様と事務所のスタッフ双方の安心に繋がります。
また、マーケティング視点で考えると、オンライン対応により対象とする商圏を広げることもできます。

2.Web面談ツールZoomのご紹介

Web面談ツールはいくつかありますが、今回は新規で面談を希望されるお客様との個別面談に使え、
かつ既存のお客様との定期面談や社内での複数人会議にも対応しているZoomというサービスをご紹介いたします。
Zoomはビデオ通話の音声と映像のクオリティが高く無料の範囲でも様々な機能が使えます。下記が主なZoomの機能になります。
・複数人でのビデオ通話
・画面の共有
・チャット
・レコーディング (画面収録)
・相手のPCに対する遠隔操作
・時間無制限でのTV会議(※有料のみ)etc…

こちらでご紹介したZoom以外にもbellFaceやMee2box等の商談により特化したWeb面談ツールや、
SOKUMENやHARUTAKA等の面接に特化したWeb面談ツールがございます。
目的に応じて最適なツールを使い分けることも重要です。

3.Web面談活用事例

上記でご紹介したZoomを使ったWeb面談を実施している士業事務所も既にいらっしゃいます。
Web面談を実施している事務所では、導入当初こそ操作トラブル等はあったものの、
現在では、よく心配されている対面でないことに対するコミュニケーションの取りづらさ等はなく
スムーズにお客様と面談ができています。
ここで、Zoomの利点を活かしてWeb面談を実施している事務所の事例を3つご紹介いたします。

活用事例①:バーチャル背景・Zoomチャットの活用
A事務所では、Zoomチャットを活用しています。
Web面談をしながらでもZoom上でチャットが使えるため、
急なURLの送付や参考HP・資料の共有が必要な際はこちらのチャット上で送っています。
そのため、わざわざ別のツール(メールや別のチャットツール等)を開かずに1つの画面で完結できます。
また、お客様によっては画面越しの背景が気になる方もいるためバーチャル背景を設定して
面談に集中できる環境を整えています。

活用事例②:面談前にアイスブレイクを実施
B事務所では、新規のお客様と面談をする際に本題に入る前に必ず
アイスブレイクを実施することを心掛けています。
Web面談は非対面になるため、対面時で取れていた雑談を通したコミュニケーションを
取りづらくなることを鑑みるためです。
また、こちらの事務所では既存のお客様へもWeb面談を導入しています。
既存のお客様へは、クラウドソフトの指導やお客様のPC内にあるローカルデータの
確認・修正時にお客様のPCを使った遠隔操作を行っています。
上記のような工夫や機能を活用することで対面でないことのストレスを減らすことができています。

活用事例③:HPにWeb面談実施バナー&特設ページを作成してWeb面談へ誘導
C事務所では、HPにWeb面談についてのバナーと特設ページを設けて積極的にWeb面談へ誘導しています。
特設ページには主に「Web面談・Zoomの説明」、「相談の流れ」、「Web面談での注意点」、
「困ったときのZoom主な操作方法」について記載をしています。
アクセスのあるHPに記載することでより多くの人にWeb面談を実施していることを告知できています。

4.Web面談を導入するにあたり抑えるべき4つのポイント

①アカウント設定
面談を希望する側はアカウント設定の必要はありませんが、事務所(主催側)は
まずアカウントの設定(アカウントの登録・初期設定等)が必要になります。

②HP等での告知
昨今の情勢で面談に抵抗のある人も多い中で、活用事例③の事務所様のように集客の要であるHPや
チラシ等で告知することで初めてHPを見た人の面談へのハードルを下げることができます。

③お客様への依頼事項の事前確認
例えば、イヤホンマイクや静かな環境、Zoomの受け手となるお客様側の通信環境(Wi-Fi)は非常に重要です。
上記の事例でご紹介したHPへの掲載をしている事務所では、特設ページに相談の一連の流れから
注意点を明記しています。
起こりうるトラブルの中で上位に上がる「音声が出ない」や「カメラが映らない」現象への対策を
注意点で事前に確認することで、当日のトラブルを防ぐことができます。
また、事前に聞きたい質問はGoogleフォームを活用しています。

④面談時に必要な資料のデータ化
通常の面談で使用している資料はデータ化した形で別途共有します。

上記のことを抑えWeb面談を導入することで新型コロナウイルスの影響が出ている中でも
士業事務所がお客様と面談をスムーズに行うことができます。
また、新規だけでなく既存のお客様への導入により移動時間や交通費の改善等
事務所の生産性向上にも繋げることができます。
新型コロナウイルスによる対策としてももちろんですが、中小企業のDX(デジタルトランスフォーメーション)も
進んでいる中で、その第一歩にしていただけますと幸いです。
無料で使用することができますので、これを機にZoomを使ったWeb面談を実施してみてはいかがでしょうか?