事務仕事の生産性を上げる方法

事務仕事の生産性を上げる方法

こんにちは、富澤幸司です。
 
先日ある社労士事務所様から「頑張るタイム」を導入して、事務仕事の生産性が上がった!
(具体的な数字での検証はこれから)
という取り組み事例をお聞きしたのでご紹介します。
 
「頑張るタイム」とはトリンプの元代表の吉越さんが
著書などで書かれている生産性を上げる方法です。
 
13:00から14:00の決められた時間は社外からの電話に出ない、
社内の声かけ禁止、ひたすら各自が自分の仕事に没頭するというものです。
 
なぜ、こんなことをするかというと
 
人間は一度作業を中断するとその集中力を取り戻すのに15分かかる
 
と言われているように電話などで仕事が中断されると生産性が下がるためです。
 
集中時間を強制的に設けようという目的で実施するのです。
 
特にこの事務所様は電話がよくかかってくる、
電話に出る人が限られていて雰囲気が良くないという状況もあり、導入しました。
 

導入にあたり、やったこととしては・・・

 
・その時間は秘書代行(電話受付代行)を頼む
 
・お客様にも頑張るタイムの導入をすることを伝える
 
・お客様からの満足度が下がらないように
 チャットシステムの導入のススメも同時にご案内する
 →同期通信ではなく非同期通信という方法もあることを伝える
 
・社内で目的などを伝える
 
・普段は有線放送がかかっているが、頑張るタイムの時間は止めて、
 入力作業の仕事など、集中力を要するものに限定する
 

このような取り組みをした結果・・・

 
・仕事が一気に捗った
 
・これを契機にお客様とのチャットでのやり取りが増えた
 
・この時間、電話がかかってくることが減った
 
 
そうです。
 
時短が求められる今、無駄なコミュニケーションは圧縮し、
必要なコミュニケーションを増やすべきです。
 
当たり前にやっていることで無駄なことはないか見直す一つとして、
このような取り組みをされてみてはいかがでしょうか。
 
皆様の経営に役立てれば幸いです。
 
 
今回の取り組みは弊社で主催している社労士事務所経営研究会の情報交換会で出た事例です。
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