感謝のお手紙回収方法のポイント

社労士事務所コンサルティングチーム 山本千穂(やまもと ちほ)

最近、どの士業でも同じテーマのHPが増えてきたことから、
独自コンテンツ作りに力を入れている事務所が増えています。

他事務所のHPと差別化を図るために特におすすめのコンテンツが
「感謝の手紙」です。

なぜなら、多くの情報があふれている今のような時代では、
第三者のレビューがとても効果的だからです。
今回は4年間でお客様から届いた感謝のお手紙が131件という
社労士事務所さまの事例をお伝えいたします。

4年間で131件ということは10日に1通のペースでお客様からお手紙が届いております。
このように、スムーズにお客様の声をもらうポイントは4つです。

(1)請求書をお送りするときに感謝の手紙を依頼する

シンプルですが、どのタイミングで依頼するかによって書いてもらえるか、
書いてもらえないかの結果が変わります。

ベストのタイミングは請求書を送るときです。
なぜなら事務所のサービスを受けた直後なので温度感が高く、
記入してもらえる確率が高いからです。

(2)お客様には「挨拶文」、「便箋」、「返信用封筒」の一式をお送りする

・挨拶文
挨拶文は下記のように、お手紙をお願いする内容を記載しております。
「当事務所では、接客力・サービス力を強化する目的で、
無事障害年金を受給することができた皆様にアンケートの協力をいただいております」

「ご送付いただいたアンケートは、お客様の声として、
ぜひホームページに掲載させていただければと思います」
※お客様の声というのが感謝の手紙になります。

・便箋
便箋については次項の(3)で詳しく説明を致します。

・返信用封筒
手紙を返送する際に使用する返信用封筒を同封しております。
返信用封筒には切手と住所を記入し、すぐに投函できるようにします。

(3)同封する便箋はフリー素材を利用する

便箋は購入すると費用がかかるため、HPから便箋の素材をダウンロードしています。
「便箋 素材 ダウンロード」と検索すると、無料で利用できる便箋がでてきます。
ご相談者様に便箋を同封することで、手紙を書くというハードルを下げています。

(4)手紙を書いていただいたお礼にクオカードをプレゼントする

お礼としてクオカードを1,000円分お送りしております。
事前にクオカードを送るのではなく、手紙が届いたらお礼としてクオカードを返送しています。

日常生活の中で士業事務所のサービスを利用した人は少ないのが現状です。
ですので、感謝の手紙を通してサービスの素晴らしさを第三者に
語ってもらうとことが、次のお客様からの依頼に繋がりやすくなります。
感謝の手紙を回収する際には、上記のポイントを意識してみてください。

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社労士事務所コンサルティングチーム 山本千穂(やまもと ちほ)

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