2019年02月19日

司法書士事務所様向け所員評価の手法のご紹介

いつもコラムをお読みいただきありがとうございます。
船井総研 浅野でございます。
 
今回は司法書士事務所様向け所員評価の手法の一例をご紹介します。
こちらの内容は賃金テーブルなどといった『評価制度』ではなく、
『昇給の基準や仕方』という観点から掲載しておりますので、
予めご了承いただけますと幸いです。
 
皆様の事務所で下記のような課題はございませんでしょうか?
 
・どのような基準で昇給などをすべきか分からない
・誰がどの業務をどの程度のレベルで処理できるのかが分からない
・一部の所員が処理量などで不公平を感じている

 
司法書士業界の場合、BtoBの不動産登記業務は定期契約に基づく業務ではなく、
BtoCの成年後見業務については定期契約ですが、
相続登記や遺言などはスポット業務の区分となります。
 
そのため、安定性のある収益基盤というには少々難しい部分があるため、
勤続給などの割合や定期昇給、昇格の仕方について
悩まれている先生方がとても多いです。
 
まず、最初に決めるべきは『昇給評価の基準』ですが、
大きく分けて3つの基準があります。
 

1.工数評価(対応可能処理量)

『何の業務をどの程度の量を処理できたのか』という基準です。
 
重要なポイントとしては、
『単なる案件数ではなく、案件のどの部分をどの程度処理したか』まで数値化し、
司法書士・無資格者正社員・パートアルバイトなどの役割分担に応じて、
案件の処理する箇所を分けることです。
 
これは1案件単位だと分業している場合に処理件数の精査が困難になるためです。
 
数値を見える化するツールについては、Googleスプレッドシート、
業務管理ツールなどを使用されているケースが多いです。
 

2.スキル評価(対応可能処理範囲)

『どんな業務をどのレベルで処理できるのか』という基準です。
司法書士事務所様の場合、業務の専門性が高く、
案件全体の流れが理解できていないと処理が困難なケースが多いですよね。
 
退職などが発生した場合に退職者しかできない業務があると
業務を回せなくなってしまうマネジメントリスクを回避するために
一人ひとりに対応可能処理範囲をある程度広げてもらい、
その分を数値評価するイメージです。
 
数値化については色々なケースがありますが、
『他の所員様の介入割合』に応じて決めていただけると分かりやすいかと思います。
 
たとえば、新人レベルで手取り足取り教えないといけないレベルだと1、
ベテランレベルで重要な判断だけ上司に仰いで
一人で処理を進められるのであれば5、などです。
 

3.クレド評価(業務姿勢評価)

『事務所の価値観に沿った仕事の進め方をしているか』という基準です。
業務処理量が多くて様々な案件を処理できるとはいえ、
他の所員様が気持ちよく仕事ができなかったり、
ミスが多かったりすると、良い評価がしにくいかと思います。
 
そこで、『挨拶』や『即時処理』、『素直さ』などといった項目を用意し、
事務所のモデル人財基準を定める必要あります。
クレド評価で重要なポイントとしては、
『数値化する際に各々の数値毎にその数値の定義付けをすることです。
 
たとえば、素直さで言うと下記の定義付けとなります。
【1点(最低点)の場合】
自身が至らない点に対してアドバイスを受けた際でも、
あまり他者からの意見を聞こうとせず自分のやり方を通してしまう傾向がある。
【5点(満点)の場合】
経営陣の考えを理解し、事務所の将来のために考えて行動できる。
 
このように『昇給の目安基準』を定めることは、
『事務所として所員様にこうなってほしい!』という像を見える化することであり、
具体的かつ偏っていないものである必要があるため、
(1)工数評価(2)スキル評価(3)クレド評価の3つの軸で、細部まで作りこみます。
 
いかがでしたでしょうか?
評価については考え方が様々あるかと思いますので、
ひとつの参考としていただければと思います。
 
無料経営相談(テレビ会議)では、
今回ご紹介した内容にありました工数評価やスキル評価、
クレド評価の実際の中身や活用方法について詳しくお伝えすることができますので、
下記の項目に沿って無料経営相談申込メールをお送りいただけますと幸いです。
 
・メールアドレス
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【この記事を書いたコンサルタント】

浅野 大樹(あさの ひろき)

中央大学法学部卒業後、船井総合研究所に入社。 入社以来「中小企業の組織活性化・持続的成長」のための「マネジメント支援」を扱っており、独自のスキーム・ノウハウにより、下記の業種にて成果を上げる。 士業(弁護士・司法書士・税理士・社労士など)における資格者採用・スタッフ職・営業職採用。マネジメント(定着・育成)/タクシー業界における乗務員採用/調剤薬局業界における薬剤師採用/障がい者施設業界における社会福祉士・介護福祉士採用/行政機関における職員採用/船井総研本社における経営コンサルタント職採用 etc 特に士業事務所の採用支援では、1ヶ月で5名の応募⇒3名の採用(一人あたりの応募コスト10万円程度)や、2週間で400名のスタッフ職応募⇒3~4名の採用(一人あたりの応募コスト275円程度)などがあり、評価制度・業務効率化・マニュアル作成なども含めたマネジメント総合支援に従事している。

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