2020年06月17日

司法書士事務所における「アフターコロナ」「ウィズコロナ」への対策方法

新型コロナウイルス感染症に罹患された皆さま、および関係者の皆さまに心よりお見舞い申し上げますとともに、1日も早い収束を心よりお祈り申し上げます。

お世話になっております。船井総研の財津と申します。
司法書士・土地家屋調査士の先生方のコンサルティングに従事させていただいております。

新型コロナウイルスによって多くの司法書士事務所で案件数が落ち込み、集客が中々うまくいかないという影響があったかと思います。
そんな中5月末に緊急事態宣言が全国的に解除され、落ち着いていた相談案件数が徐々に増え始めてきた頃ではないでしょうか。

徐々に自粛体制が解かれていく今の時期に大切なのは「新型コロナ第2波・第3波の対策」と「「アフターコロナ」「ウィズコロナ」の時流に適応すること」です。本コラムを参考に、改めて【新型コロナ対策の徹底】と、【アフターコロナの事務所経営】について考えましょう。

1.司法書士事務所における新型コロナ対策

今後、司法書士への来所相談が増え始めると考えられます。一方で、新型コロナの感染拡大防止の対策が今まで以上に必須となります。

なぜなら、新型コロナ対策を実施していることで、相談者が安心して来所できるかどうかが司法書士事務所を選ぶひとつのキーポイントになっていくからです。

すでに新型コロナ対策をされている司法書士の先生方も多いかと思いますが、改めて新型コロナ対策が出来ているか、下記のチェックポイントとともに確認しましょう。

〇司法書士事務所内でできる対策
・換気の徹底(1時間に6回)
・マスクの着用
・毎日の検温
・食事を自席で離れて取る。
・手洗いうがいやアルコール消毒液の設置等の徹底
・ソーシャルディスタンス(2mの距離)の確保
・執務スペースを分散(打ち合わせ室・会議室等も活用)

〇司法書士事務所に勤務される方におすすめする対策
・時差通勤、時差通勤と在宅勤務の組み合わせ
・混雑回避ルートでの通勤
・自転車・徒歩での通勤

上記は、司法書士事務所に来所いただく相談者様の安心・安全のためにも、できる対策は全て行うことが重要となります。

2.「アフターコロナ」「ウィズコロナ」を見据えた新型コロナ対策

司法書士事務所の基本的な感染症対策が出来た今、次に必要なのは「アフターコロナ・ウィズコロナを見据えた新たな仕掛け」です。
司法書士事務所も、時流の変化に適応し続ける事務所とそうでない事務所で、緩やかに進んでいた「二極化」の傾向が、今後加速度的に進むことが予測されます。
現在弊社のお手伝いしている司法書士の先生方にご提案させていただき、積極的に取り組んでいる対策が3つございます。

①デジタルシステム活用で業務生産性大幅向上、一部業務のテレワーク化
②電話面談&オンライン面談の実施で商圏拡大
③相続手続ワンストップ対応、不動産売却、二次相続提案仕組化でLTV最大化

特に今回は【①デジタルシステム活用で業務生産性大幅向上、一部業務のテレワーク化】についてご紹介したいと思います。

(1)データ管理のデジタルシステム活用
現在多くの司法書士事務所様が顧客の情報を、紙やホワイトボード、エクセルなどで共有しているかと思います。
しかし時流に適応しようと仕掛けている司法書士事務所様は、例えば書類のPDF化や、BOXなどのクラウドファイル共有サービス保存など、データ管理の方法をできるところからデジタルシフトしております。

(2)案件・業務管理のデジタル化
司法書士の先生がお持ちの案件や司法書士事務所内での業務管理では、さらに進んで業務管理システムを導入することも検討すべきでしょう。
今までの紙やホワイトボード、エクセル管理から、kintoneなどの業務管理システムによってクラウド管理することで、司法書士の先生だけでなく事務職員も、どこでも・いつでも案件に関する状況や関連する情報を見ることが可能になります。
業務管理・案件管理が非常に楽になりますので、これまで「業務管理に手間がかかる」という課題や「問い合わせから受任につなげるまでの案件管理を司法書士が全て管理して業務処理が追い付かない」という状況も解決されます。

(3)役割分担・分業制の実現と一部業務のテレワーク移行
司法書士事務所では1案件に対して同一スタッフで全て対応するという体制を取られていることが多いかと思います。
しかしそれでは個人のスキルによって業務に差が出てきてしまうので、工程ごとに分担し、分業制にすることが今後の生産性向上のポイントになります。
そうすることで個々の強みが発揮される高生産性の働きが実現されます。また分業制が実現できると、書類作成や面談など、業務を区切って、一部の業務については、新型コロナ対策として推奨されているテレワークに移行していくことも可能になります。

3.まとめ

以上、「司法書士事務所における新型コロナ対策 ~「アフターコロナ」「ウィズコロナ」を見据えた対応すべきポイント~」というタイトルでコラムをお届けいたしました。
司法書士の先生方にとって、「やることが多くて何もする気にならない…」という方もいらっしゃるかもしれません。
こういう状況下で大切なのは、「小さなことから、一歩でもいいから始めていくこと」です。
先述した通り、「アフターコロナ」「ウィズコロナ」に適応している事務所とそうではない事務所では今後大きな差がついていくことでしょう。今日、司法書士事務所に求められるのはコロナウイルスの第2波・第3波の対策をしつつ、新たな仕掛けを始めて、事業の持続的継続性を保つことです。

そのため少しでも皆さんのお役に立てるよう、「アフターコロナ」「ウィズコロナ」で変化するニーズに応える新たな仕掛けをまとめました。今回ご紹介できなかった
・電話面談&オンライン面談の実施で商圏拡大
・相続手続ワンストップ対応、不動産売却、二次相続提案仕組化でLTV最大化
についても書かれております。
今回このレポートを無料で配信致しますのでご参考にしていただければ幸いです。

レポートのダウンロードはこちらから
https://www.samurai271.com/shihousyoshi/category/free_download

ぜひこのコロナによるピンチをチャンスに変えて、司法書士事務所をアップデートしてみてください。

 

【執筆者: 財津 俊貴

「司法書士 」カテゴリの関連記事