2019年06月21日

事務スタッフを総合職レベルまで引き上げる司法書士事務所向け育成プログラムの成功事例とポイント

日ごろよりコラムをご覧いただきまして、誠にありがとうございます。
船井総研 測量登記チーム 浅野です。
 
以前の私のコラムで、
「事務スタッフを総合職レベルまで引き上げる司法書士事務所向け育成プログラム」
というタイトルで、育成の仕方をルール化すべき背景と趣旨をご説明させていただきました。
 
今回のコラムでは、
育成プログラムを作成したことによって出た成功事例と、そのポイントをご紹介します。
 

【育成成功事例】

所員数10名以下の司法書士事務所様で、20代女性(未経験)が入社3ヵ月で
不動産登記39件分の処理をすることができるようになりました。
 
なぜ、この処理件数で成功事例かというと、
人件費と1件当たりの処理金額を計算した際に、
その方の人件費の3倍以上を処理金額で稼ぐことができたといえるためです。
 
未経験の方に対しては、まず司法書士業務や法律という専門知識などから入るため、
どうしても他のサービス業等と比べると育成が遅くなりがちになってしまい、
3ヵ月で自分の給料の3倍を稼ぐことは難しいとお伺いしております。
 
しかし、効率的な育成のための事前準備と絞り込み・計画性をもってすれば、
成功事例を出すことは可能なため、そのためのポイントをお伝えいたします。
 

(1)最も育成効率の高い『覚えるべき業務の順番』を決める

まず、大切なのは全部を一気に教えて万遍なくできるように育成するのではなく、
教える内容や工程を絞ることです。
 
様々なことを数回バランスよく処理するよりも、
1つの工程に集中して数十回処理した方が、記憶に残りやすく、
『作業に慣れる』ことから処理スピードが速くなりながら
ミスも減る傾向にあることから、本人の自信にもつながります。
 
そのため、案件の処理フローを工程別に切り分け、
簡単な工程(謄本取得や返却作業など)順に並べ、期間を限定して、
簡単な工程から大量の件数を処理し、
まずはその工程に慣れることができるように育成プログラムを作っていきます。
 

(2)入社月次に応じて『できるようになるべきこと』を絞る

(1)の段階で工程を難易度順に並べた後は、
各々の工程を入社してから何週間までに、何か月までに何件できれば、
3ヵ月後に人件費の3倍の処理金額を処理できるかを逆算します。
 
そして、その件数や工程を処理するために必要な件数を逆算して
各々の工程別に基準値を設定します。
逆に言えば、その育成期日までには他の工程は経験させず、
『できるようになるべきこと』を絞ることで集中して育成をすることができるようになります。
 

(3)育成に必要なツールを洗い出して、統一する

こちらは前回のコラムにも記載させていただきましたが、
結局のところ育成プログラムは、所員一人当たりの処理件数を向上することで、
一人当たりの不動産登記年間売上高金額を1000万円に維持するための施策となります。
 
生産性向上の決め手は、業務の『標準化』と『平準化』のため、
『誰がやっても催促でできる処理方法の確立』と
『明確に切り分けた役割分担』ができているかどうかが、重要になります。
 
『誰がやっても』という標準化の部分はもちろん未経験の方が入社された場合でも同じです。
 
例えば、誰でも銀行ヒアリングができるように確認事項をまとめた『ヒアリングシート』、
誰がやっても間違えずに返却書類をすぐにまとめることができる『返却指示書』、
工程別の最速であり最もミスが発生しにくい処理方法を記載した『工程別マニュアル』、
最終的にどの業務のどの工程までできる必要があるのかを一覧化した『スキルシート』などの
ツール類を整備することによって、属人性を排除しつつも、
未経験の無資格者正社員の方を効率よく育成することができます。
 
 
いかがでしたでしょうか?
 
コラム上だとお伝えできる内容に制限がございますため、
今回のコラムでは『無料経営相談』を承っております。
 
他事務所様の成功している育成事例の詳細や
実際に活用されているツール類のご参照をご希望の先生は、
下記のメールアドレスへ項目にご記入いただき、
ご連絡をいただければご説明とツール類をお見せすることができますので、
ご参考にしていただければと思います。
 
もっと早く育成できる環境を作りたい!生産性を向上させたい!
といった先生方のご連絡を心よりお待ち申し上げます。
 
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【この記事を書いたコンサルタント】

浅野 大樹(あさの ひろき)

中央大学法学部卒業後、船井総合研究所に入社。 入社以来「中小企業の組織活性化・持続的成長」のための「マネジメント支援」を扱っており、独自のスキーム・ノウハウにより、下記の業種にて成果を上げる。 士業(弁護士・司法書士・税理士・社労士など)における資格者採用・スタッフ職・営業職採用。マネジメント(定着・育成)/タクシー業界における乗務員採用/調剤薬局業界における薬剤師採用/障がい者施設業界における社会福祉士・介護福祉士採用/行政機関における職員採用/船井総研本社における経営コンサルタント職採用 etc 特に士業事務所の採用支援では、1ヶ月で5名の応募⇒3名の採用(一人あたりの応募コスト10万円程度)や、2週間で400名のスタッフ職応募⇒3~4名の採用(一人あたりの応募コスト275円程度)などがあり、評価制度・業務効率化・マニュアル作成なども含めたマネジメント総合支援に従事している。

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