2017年06月12日

司法書士事務所が今スグ始められるIT化

 

司法書士コンサルティンググループ 吉川 夏樹(よしかわ なつき)

 

株式会社船井総合研究所 司法書士コンサルティンググループの吉川です。
コラムをご覧頂き、誠にありがとうございます。

今回は、「司法書士事務所が今スグ始められるIT化」と題して
司法書士事務所様がすぐに!費用0円で!簡単に!
始めることができるIT化
をご紹介させていただきます。

IT化の時代から一歩出遅れている司法書士業界ですが、
他士業を含めIT化を進めて業績を伸ばしている事務所様が増えてきています。
是非ご活用いただければと思います。

ご紹介させていただくのは「G Suite」を用いた営業案件の管理です。
コラムをご覧いただいている皆様は、案件管理を何で行っていますでしょうか?
自身の手帳、事務所のホワイトボードなど様々な管理方法があると思いますが、
業績を伸ばされている事務所様の多くは、このG Suiteを用いて案件管理を行っています。

「G Suite」という言葉に聞き覚えがない方が多いと思いますが、
G SuiteとはGoogleが開発している法人向けのアプリの事で、
Gmailはもちろん、Wordとほぼ同じの機能を持つ
Googleドキュメントなどツールの総称を表しています。
その中でも案件管理に最適なツールが「Googleスプレッドシート」です。

GoogleスプレッドシートはExcelとほぼ同じ機能・見た目を
しているため、Excelを良く使われる方にとっては
使いやすいと思います。

そしてこのGoogleスプレッドシートがExcelと違い、
大きく3つのメリットがあります

(1)案件を所員全員で共有・閲覧でき、更に同時に編集ができる点
(2)クラウド上で管理しているため、情報紛失リスクがない点
(3)新しい案件が発生した場合は、従業員の方に記入していただくことで、
 所長の負担を軽減できる点
以上の3つの大きなメリットがあります。

このメリットを司法書士事務所において大きく活かせる
使い方としては大きく3つの使い方をおすすめしています。

(1)業績管理表
GoogleスプレッドシートではExcelと同じ関数を使用することができますので
売上状況の確認や所員への共有をしやすくなっています。
クラウド上で管理しているため、情報紛失リスクがなく、
部門メンバー全員で状況を把握することができるため、
経営意識を身に付けることができます。

(2)問い合わせ管理表
Webや相談会からの問い合わせ状況を管理するのに
使用するのがこの問い合わせ管理表です。
問い合わせは電話を受けた方がすぐに記入・共有することで
抜け漏れを回避することができます。
その点においてGoogleスプレッドシートは、Excelと違い、
同時編集・閲覧が可能であるため、抜け漏れがなく管理を行うことができます。

(3)営業管理表
不動産登記などで営業マンの方が、
不動産会社に営業を行った際の状況・結果を管理するために
多くの事務所が使っているのが営業管理表です。
同時編集・閲覧が可能なGoogleスプレッドシートだからこそ、
常に最新の営業状況を把握することができます。

このG Suiteはすぐに導入していただくことができ、
かつ無料で、そしてすぐに効果を発揮するツールと
なっておりますので、是非活用してみてはいかがでしょうか?

今回はこのコラムをお読みいただいた方限定で、
船井総研が作成した実際に様々な司法書士事務所様で
導入いただいている問い合わせ管理表(反響管理表)を
もれなくプレゼントしております!

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