2019年04月19日

全国110の相続注力事務所のノウハウが集結!遺産整理業務効率化のポイント【金融機関対応編】

船井総合研究所相続グループの宮戸秀樹でございます。
 
今回は全国110の相続注力事務所のノウハウが集結!
遺産整理業務効率化ポイント【金融機関対応編】についてお伝えします。
 
相続分野に力を入れている事務所であれば、
遺産整理業務を取り組んでいることが多いかと思います。
 
多くの事務所で遺産整理業務を取り組んでいることが増えてきており、
遺産整理業務の中で「金融機関とのやり取りや手続き」、
「戸籍収集業務」で工数がかることもあり、多く事務所で共通の悩みとしてあるようです。
 
今回は相続・財産管理研究会の会員様にご回答いただき、
遺産整理業務について以下の項目を回答いただきました。
 
1.遺産整理業務の中で時間がかかっている業務や労力がかかる業務
2.遺産整理業務において業務効率化のために実践している取り組み

  (相続調査(戸籍収集、金融機関とのやり取りなど))

 
実際に多くの事務所でも同じような悩みがあり、
「どうにか業務効率化を進めたいけどなかなかうまくいかない」
「事務所内で工夫してなかなか効率化が進まず困っている」ということがあるようです。
 
遺産整理業務を多く受任している事務所では効率化を進めていることが多く、
金融機関とのやり取りもスムーズに行い、業務効率化をされている事務所も多数いらっしゃいました。
 
今回のコラムでは上記の①と②の質問をご回答いただいたものをすべてお伝えさせていただきます。
 

1.遺産整理において時間がかかる&労力がかかる工程

・預貯金の口座解約
・窓口に司法書士などの資格者がいかないと対応してもらえない
・金融機関の関連業務3
・証券会社とのやり取り
・戸籍収集
・財産一覧を作る+分配案を作る
・財産調査
・代襲相続人に連絡する場合(知らない人がいる場合のケースと一緒)
 

2.遺産整理業務において業務効率化のために実践している取り組み

<相続調査(戸籍収集、金融機関とのやり取りなど)>
・最初の面談は代表がすべて対応
・法定相続情報の取得で作業の効率化
・金融機関ごとの書類フォーマット作成
・遺産分割協議前に、相続人全員から委任状貰って、預貯金解約手続きを進めておく。
・事務所の預かり口口座で預かってから、遺産分割協議が終わったらすぐに遺産分配する
・金融機関に行くと待ち時間がかかる為、全部郵送で対応する
・一方で近場は郵送ではなく、まとめていくようにしている
・登記の依頼と対応と合わせて、全ての案件で法定相続情報証明書を取得し、それを用いて
金融機関対応する
・金融機関担当者からの信頼獲得が大事なので、各金融機関専属のスタッフを設けて継続的
にコミュニケーションを取り、信頼されると業務の一部を省くことができる
・戸籍収集担当、各金融機関業務窓口担当、各金融機関営業担当などを設ける
・最寄りの金融機関に支店で当該金融機関の各支店における対応をそこで行うことができる
ように説明、教育し、一か所で解約手続きできるように教育
・金融機関ごとの対策を取り、連携しているところは対策を依頼するようにしている
・金融機関の対応をする前に、支店担当者に連絡し、対応してもらう時間を確保してもらう
ように事前に連絡する
・金融機関内での待ち時間について、担当者に説明し、全ての対応が完了した後に担当者か
ら電話などで連絡を入れてもらえるように依頼する(その時間は金融機関から出てOK)
・金融機関の担当者に教えるのでお願いします、というスタンスでやる
・戸籍収集については市役所に行く係と収集まとめ係に分ける
・分業制を進めている(接客と処理収集、戸籍収集、外回りで分けるようにしている)
・財産一覧を作る+分配案を作るのが大変なので、パートを3チームで分けて運用している
(戸籍・外出・内部)
・委任状は複数枚(カーボン紙を使って、複写を使って製造している)
・前受け金として必要経費分をもらうようにしている
 
 
いかがでしたでしょうか?
今回は遺産整理業務効率化のポイント【金融機関対応編】を主にお伝えさせていただきました。
 
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【この記事を書いたコンサルタント】

宮戸 秀樹(みやと ひでき)

入社後は司法書士事務所向けのWEBマーケティングを活用した業績アップコンサルティングに従事。 相続分野におけるWEBマーケティングを軸とした集客力アップコンサルティングや広告運用等での業績アップを実現。現在は、土地家屋調査士事務所の生産性向上・業績アップに取り組み、現場に入り込みコンサルティングを行う。 また、全国の土地家屋調査士事務所、司法書士事務所へ訪問し、事務所に即したコンサルティングを行うことで業績アップに貢献している。

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