2019年04月15日

事務スタッフを総合職レベルまで引き上げる司法書士事務所向け育成プログラムについて

日ごろよりコラムをご覧いただきまして、誠にありがとうございます。
船井総研 測量登記チーム 浅野です。
 
今回は司法書士事務所様で活躍されている無資格者正社員の方の育成に関する内容です。
 
経営者の皆様は、事務所の中長期的な成長を考えたときに
無資格者正社員の方の重要性をご認識されていると思いますが、
その効率的な育成の流れはルール化されていらっしゃいますでしょうか?
 
改めて無資格者正社員の方を、
これまでの事務スタッフから総合職レベルの人材に昇華させるべき背景を3つにまとめました。
 
まず一つ目は司法書士の人材不足です。
司法書士資格者の合格者数や受験者数の右肩下がりについては、
これまでもコラムや講演などでご説明してまいりましたが、
最近では特に顕著に「資格者の採用ができない」というお声をいただくことが増えてまいりました。
 
これまでは大きな問題はありませんでしたが、これからは
『いかに少数の司法書士と対応可能業務範囲の広い無資格者正社員で
 多くの案件を処理することができるか』という時代に突入します。
 
『資格者でなければすることができない本人確認や立会・決済』以外の業務は
無資格者正社員の方が実施できるように育成しなければ、
資格者の労働時間内にできる処理件数が制限されてしまい、
ひいては事務所として受けることのできる件数も制限されてしまいます。
 
次に勤務司法書士の人件費高騰です。
司法書士の採用ができない状態の中で、
勤務司法書士の転職や独立を防ぐために昇給等をされている、
もしくは検討されている事務所様は多いと思います。
 
しかし、ただでさえ資格手当などで人件費の高い勤務司法書士の方の給料などを引き上げると、
資格者の労働時間の中で対応できる処理件数も向上させないと、
事務所としては赤字になってしまいます。
 
そのため、待遇を改善されるのであればその分勤務司法書士が
多くの案件の資格者専業業務を処理できるように、
無資格者正社員の育成をしていく必要があります。
 
最後は働き方改革関連法案の施行です。
いよいよ働き方改革関連法案が4月より順次施行されますが、
いまだに勤務司法書士の残業抑制を課題に感じられている事務所様は多くいらっしゃいます。
 
上記2つの背景でもお伝えしておりますように
勤務司法書士が資格者専業業務以外の業務をしてしまっている状態では、
事務所が目標としている売上や件数を達成するために
どうしても残業をしてしまうことになってしまいます。
 
ここまで読んでいただき、無資格者正社員の業務内容を増やし、
司法書士を資格者専業業務に集中させることの重要性はご理解いただけたと思います。
 
ここで重要になってくるのが、『無資格者正社員の方の育成プログラム』です。
 
育成プログラムを作る趣旨は、下記の3つです。
 
1.未経験で入社した無資格者正社員の即戦力化
2.『事務所が無資格者正社員に求めること』を時期によって制限することで無理なく成長させる
3.成長段階で必要なツールを統一させ、育成スピードや質を標準化させる

 
具体的にお伝えいたします。
 

1.未経験で入社した無資格者正社員の即戦力化

多少の能力やポテンシャルの差、成長スピードの差については採用段階の話なので割愛しますが、覚えてもらうべき業務や任せられる業務の順番を事務所側がしっかり定めていれば、基本的にはどんな方であっても即戦力化することは可能です。
事務所としてのモデル人財像を定め、『無資格者正社員の方には1年後何ができていて欲しいのか』『そのためにはどのような順番で、何ができるようになればよいのか』を明文化するだけで、「ただ目の前にきた仕事を処理して何となくできるようになってきた」というマンネリ育成から脱却することができます。
 

2.『事務所が無資格者正社員に求めること』を時期によって制限することで無理なく成長させる

これまで未経験入社の方と何百人とお話をさせていただきましたが、
共通するのは士業特有の業務の難しさで壁を感じられていることです。
 
もちろん覚悟があって司法書士事務所に入社してきているのでそこまでの問題はありませんが、
いきなり事務所のベテラン所員と同様のレベルを期待するのは困難です。
 
そこで、半年後、1年後に案件のどの部分を何件処理できていないと
人件費的に赤字になってしまうかというデッドラインを引きつつも、
1でお伝えしたように『できるようになる業務』を時期別に順番を決めることで、
無理なく成長してもらうことができます。
 

3.成長段階で必要なツールを統一させ、育成スピードや質を標準化させる

いかに『できるようになる業務』を時期別に定めたとしても、
どうしてもOJTのみでは人によって成長に差が出てしまいます。
 
そこで、その時期・段階でできるようになっておくべき業務に必要な手順や知識、
考え方を帳票やマニュアル、ツールに落とし込み、できる限り差をなくしていきます。
 
これらのツールは未経験者の方が入社する度に進化していくものですので、
一度整備しておくだけで、事務所独自の即戦力化プログラムがどんどん更新していき、
より純度の高い育成プログラムを事務所として準備しておくことができます。
 
 
いかがでしたでしょうか?
 
コラム上では、どうしてもお伝えできる内容に制限がございますが、
次回5月18日(土)にある不動産登記研究会の講座の際に、
実際に育成プログラムをお見せしながら、詳細をお伝えする予定です。
 
研究会会員様限定の講座ではございますが、
非会員の先生も1度のみ無料お試し参加が可能となりますので、
ご興味のある先生はぜひご参加をご検討いただければと思います。
 
 
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【この記事を書いたコンサルタント】

浅野 大樹(あさの ひろき)

中央大学法学部卒業後、船井総合研究所に入社。 入社以来「中小企業の組織活性化・持続的成長」のための「マネジメント支援」を扱っており、独自のスキーム・ノウハウにより、下記の業種にて成果を上げる。 士業(弁護士・司法書士・税理士・社労士など)における資格者採用・スタッフ職・営業職採用。マネジメント(定着・育成)/タクシー業界における乗務員採用/調剤薬局業界における薬剤師採用/障がい者施設業界における社会福祉士・介護福祉士採用/行政機関における職員採用/船井総研本社における経営コンサルタント職採用 etc 特に士業事務所の採用支援では、1ヶ月で5名の応募⇒3名の採用(一人あたりの応募コスト10万円程度)や、2週間で400名のスタッフ職応募⇒3~4名の採用(一人あたりの応募コスト275円程度)などがあり、評価制度・業務効率化・マニュアル作成なども含めたマネジメント総合支援に従事している。

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